In vielen Arztpraxen wächst die administrative Belastung schneller als das Team. Abrechnung, Patientenverwaltung, Terminorganisation und interne Koordination landen häufig bei wenigen Mitarbeitenden oder direkt beim Praxisinhaber.
Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels wird es für viele Praxen zudem immer wichtiger, vorhandene Ressourcen gezielt einzusetzen und administrative Aufgaben sinnvoll zu verteilen. Entscheidend ist deshalb nicht nur, zusätzliche Mitarbeiter für die Arztpraxis zu finden, sondern die passenden Rollen zu besetzen.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Praxen ihren Personalbedarf richtig einschätzen, geeignete Fachkräfte gewinnen und einarbeiten. Sie erfahren, wie Ihr Team durch klare Prozesse und externe Abrechnungsunterstützung dauerhaft entlastet werden.
Praxismanager, Abrechnungskraft oder MFA: Welche Mitarbeiter braucht eine Arztpraxis?
Welche personelle Unterstützung eine Arztpraxis benötigt, hängt nicht allein von ihrer Größe ab. Entscheidend ist, welche Aufgaben im Praxisalltag anfallen und wo Engpässe entstehen. Während medizinische Fachangestellte (MFA) häufig die operative Organisation übernehmen, kümmern sich Praxismanager um die Steuerung von Abläufen. Spezialisierte Abrechnungskräfte bringen dagegen vertieftes Wissen in EBM- und GOÄ-Abrechnung mit.
| Rolle | Schwerpunkt | Typische Aufgaben |
| Praxismanager | Organisation und Steuerung | Personalplanung, Qualitätsmanagement, Prozesskoordination |
| MFA (mit Organisationsschwerpunkt) | Operative Praxisorganisation | Terminmanagement, Patientenverwaltung, administrative Unterstützung |
| Abrechnungskraft | Fachliche Abrechnung | GOÄ- und EBM-Abrechnung, Rechnungsprüfung, Abrechnungsprozesse |
Praxismanager in der Arztpraxis
Mit wachsender Praxis steigen die Anforderungen an Organisation und Personalführung. Hier übernimmt der Praxismanager die übergeordnete Koordination. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem:
- Organisation der Praxisabläufe
- Personal- und Einsatzplanung
- Qualitätsmanagement
- Koordination administrativer Prozesse
Er führt beispielsweise die Abrechnung nicht zwingend selbst durch, sorgt aber dafür, dass Dokumentation, Zuständigkeiten und Abläufe reibungslos ineinandergreifen.
MFA mit Organisationsschwerpunkt
MFA sind das organisatorische Rückgrat vieler Arztpraxen. Neben der Patientenbetreuung übernehmen sie häufig auch Verwaltungsaufgaben wie:
- Termin- und Patientenmanagement
- Pflege von Stammdaten und Dokumenten
- Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen
- Kommunikation mit Patienten und Kostenträgern
Gerade in kleineren Praxen reicht dieses Profil bereits oft aus, um den administrativen Alltag zuverlässig zu organisieren.
Spezialisierte Abrechnungskraft
Steht die Abrechnung im Mittelpunkt, ist eine spezialisierte Abrechnungskraft oft eine vernünftige Wahl. Sie verfügt über vertiefte Kenntnisse in der Abrechnung nach GOÄ und EBM und achtet darauf, dass Leistungen vollständig dokumentiert und korrekt abgerechnet werden.
Besonders bei einem hohen Privatpatientenanteil oder komplexen Leistungsstrukturen kann diese Spezialisierung sinnvoll sein.
Welche Abrechnungskenntnisse sind wichtig?
Welche Kenntnisse erforderlich sind, hängt vom Leistungsspektrum der Praxis ab. Für gesetzlich Versicherte stehen EBM-Kenntnisse im Vordergrund, für Privatpatienten die GOÄ. Wer die Privatabrechnung übernimmt, sollte zudem mit Rechnungsstellung, Begründungen und typischen Rückfragen vertraut sein.
Welche Rolle am besten zur Praxis passt, ist deshalb keine Frage der Berufsbezeichnung, sondern der Aufgaben. Ob die Abrechnung intern organisiert oder an einen spezialisierten Partner wie AÄA ausgelagert werden sollte, hängt von den vorhandenen Ressourcen und dem benötigten Fachwissen ab.
Abrechnung in der Arztpraxis intern besetzen oder extern vergeben?
Eine wichtige Frage, die sich in vielen Praxen stellt: Soll die Abrechnung intern erledigt oder an einen externen Dienstleister übertragen werden? Eine pauschale Antwort gibt es nicht, denn die passende Lösung hängt unter anderem vom Abrechnungsvolumen, der vorhandenen Fachkompetenz und den personellen Ressourcen ab.
Faustregel: Je höher das Abrechnungsvolumen, je komplexer die GOÄ-Abrechnung und je knapper die personellen Ressourcen sind, desto eher lohnt es sich, die Abrechnung zu spezialisieren, intern oder mit externer Unterstützung.
Wann lohnt sich eine eigene Abrechnungskraft?
Eine interne Abrechnungskraft kann sich vor allem dann anbieten, wenn regelmäßig viele Leistungen abgerechnet werden und entsprechendes Fachwissen dauerhaft in der Praxis vorhanden sein soll. Sie arbeitet eng mit Ärzten und dem Praxisteam zusammen und kann Rückfragen oft direkt klären.
Voraussetzung ist, dass ausreichend Zeit für die Abrechnung zur Verfügung steht und das notwendige Wissen zu GOÄ, EBM und den eingesetzten Praxisverwaltungssystemen kontinuierlich aktuell gehalten wird.
Wann ist ein externer Abrechnungspartner sinnvoll?
Ein externer Abrechnungspartner ist sinnvoll, wenn intern die personellen Kapazitäten fehlen oder spezielles Abrechnungs-Know-how benötigt wird. Das gilt beispielsweise bei einem hohen Anteil privatärztlicher Leistungen, personellen Engpässen oder wenn sich Ärzte und Mitarbeitende stärker auf die Patientenversorgung konzentrieren möchten.
Die Praxis bleibt dabei für die medizinische Dokumentation verantwortlich, während der externe Partner die Abrechnung auf Grundlage der übermittelten Unterlagen übernimmt. Bei AÄA können – abhängig vom gewählten Leistungspaket – zusätzlich Aufgaben wie das Mahnwesen oder die Bearbeitung von Rückfragen übernommen werden. Dadurch wird das Praxisteam weiter entlastet und kann sich stärker auf die medizinische Versorgung sowie die Praxisorganisation konzentrieren.
Tipp: Mit dem Sparrechner von AÄA können Arztpraxen in einer Minute errechnen, ob sich die Zusammenarbeit mit AÄA als GOÄ-Abrechnungsdienstleister lohnt.
Mitarbeiter in der Arztpraxis durch klare Prozesse entlasten und halten
Mitarbeiter verlassen eine Praxis selten wegen einzelner stressiger Tage, sondern vielmehr, weil sie über längere Zeit unzufrieden sind. Fehlende klare Abläufe, ständig wechselnde Zuständigkeiten und zusätzliche Verwaltungsaufgaben können den Arbeitsalltag erschweren und dafür sorgen, dass Mitarbeiter. Wer Fachkräfte langfristig binden möchte, sollte deshalb nicht nur auf neue Mitarbeiter setzen, sondern bestehende Teams gezielt entlasten.
Vier Maßnahmen, die den Praxisalltag spürbar erleichtern
- Überlastung früh erkennen: Bleiben Abrechnungen regelmäßig liegen, häufen sich Rückfragen oder müssen Aufgaben immer wieder kurzfristig umverteilt werden, sind das oft Anzeichen dafür, dass Arbeitsabläufe überprüft werden sollten.
- Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen: Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wofür er verantwortlich ist und wer im Vertretungsfall übernimmt. So wird der Abstimmungsaufwand reduziert und verhindert, dass wichtige Aufgaben an einzelnen Personen hängen bleiben.
- Routineaufgaben digital unterstützen: Mit digitalen Praxisverwaltungssystemen und standardisierten Abläufen können wiederkehrende Arbeitsschritte effizienter gestaltet werden. Das reduziert Fehlerquellen und schafft mehr Zeit für die Patientenversorgung.
- Spezialaufgaben gezielt auslagern: Nicht jede Aufgabe muss dauerhaft intern erledigt werden. Gerade die Privatabrechnung lässt sich an einen spezialisierten Abrechnungspartner übertragen. Dadurch wird das Praxisteam administrativ entlastet und kann sich stärker auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Wer diese vier Bereiche regelmäßig überprüft, schafft effizientere Abläufe und verbessert zusätzlich die Arbeitsbedingungen im Team. Das trägt dazu bei, Mitarbeiter langfristig an die Praxis zu binden.
Checkliste: Praxismanagement und Abrechnung personell richtig aufstellen
In Ihrer Praxis besteht Handlungsbedarf, wenn Sie mehrere dieser Fragen mit "Nein" beantworten:
- Aufgaben sind klar verteilt.
- GOÄ- und EBM-Kenntnisse sind ausreichend vorhanden.
- Vertretungen sind geregelt.
- Übergaben funktionieren ohne Rückfragen.
- Das Team wird administrativ nicht dauerhaft überlastet.
- Es wurde geprüft, ob externe Unterstützung sinnvoll wäre.
Sie möchten wissen, ob sich eine externe Privatabrechnung für Ihre Praxis lohnt? Dann lassen Sie sich von den Abrechnungsexperten von AÄA unverbindlich beraten.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Praxismanagern und Mitarbeitern in der Arztpraxis
Ein Praxismanager organisiert und koordiniert die administrativen Abläufe einer Arztpraxis. Zu seinen Aufgaben gehören beispielsweise die Personal- und Einsatzplanung, das Qualitätsmanagement sowie die Optimierung von Prozessen. Ziel ist es, den Praxisbetrieb effizient zu steuern und Ärzte sowie das Praxisteam organisatorisch zu entlasten.
Ein Praxismanager verantwortet die Organisation der Praxis und koordiniert Abläufe sowie Zuständigkeiten. Eine Abrechnungskraft konzentriert sich dagegen auf die fachlich korrekte Abrechnung ärztlicher Leistungen nach GOÄ und/oder EBM. In kleineren Praxen werden beide Aufgaben teilweise von derselben Person übernommen.
Welche Kenntnisse erforderlich sind, hängt vom Aufgabenbereich ab. Für die Abrechnung gesetzlich versicherter Patienten sind EBM-Kenntnisse wichtig, für Privatpatienten die GOÄ. Mitarbeitende, die die Privatabrechnung übernehmen, sollten zudem mit Rechnungsstellung, Begründungen und typischen Rückfragen vertraut sein.
Eine externe Privatabrechnung kann sinnvoll sein, wenn in der Praxis personelle Engpässe bestehen, spezielles GOÄ-Fachwissen benötigt wird oder das Team administrativ entlastet werden soll. Welche Lösung geeignet ist, hängt von den Abläufen und dem Abrechnungsvolumen der jeweiligen Praxis ab.
Die Praxis dokumentiert und übermittelt die abrechnungsrelevanten Informationen, während der Abrechnungspartner die Privatabrechnung auf dieser Grundlage erstellt und begleitet. Welche Aufgaben jeweils intern oder extern übernommen werden, wird im Vorfeld gemeinsam festgelegt. Dadurch lassen sich die Zusammenarbeit und Verantwortlichkeiten klar strukturieren.
